Mua hàng quốc tế · Hồ sơ nhập khẩu

Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa gồm những gì?

Danh mục chứng từ tối thiểu, phần hồ sơ điện tử thay thế giấy tờ, và năm lỗi hồ sơ làm lô hàng bị giữ lại — kèm cách tránh từ trước khi hàng lên đường.

Câu trả lời ngắn: hồ sơ nhập khẩu gồm hai phần. Phần chứng từ thương mại: hợp đồng, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ. Phần khai báo với cơ quan hải quan: tờ khai hải quan điện tử cùng các chứng từ bổ sung theo loại hàng. Ngày nay phần khai báo được thực hiện điện tử, nhưng thông tin vẫn phải khớp tuyệt đối với bộ chứng từ thương mại.

Nhóm hồ sơ	Chứng từ	Ai cung cấp
Chứng từ thương mại	Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói	Hai bên mua – bán
Chứng từ vận tải	Vận đơn đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ; phiếu giao nhận	Hãng vận chuyển hoặc đại lý
Chứng từ xuất xứ	Giấy chứng nhận xuất xứ (với ACFTA là C/O form E)	Cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu
Khai báo hải quan	Tờ khai hải quan điện tử, phân luồng và kết quả kiểm tra	Người khai hải quan tại Việt Nam
Chứng từ theo loại hàng	Chứng nhận chất lượng, kiểm dịch, MSDS, giấy phép chuyên ngành	Nhà sản xuất hoặc cơ quan quản lý

Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành sẽ cần thêm chứng từ; danh mục thay đổi theo chính sách từng thời điểm.

Năm lỗi hồ sơ phổ biến nhất

Tên hàng mô tả quá chung. “Metal parts” không giúp phân loại mã HS; mô tả cần nêu vật liệu, công dụng và đặc điểm chính.
Số lượng hoặc trọng lượng lệch giữa hóa đơn và danh sách đóng gói. Lệch nhỏ cũng buộc phải giải trình.
C/O không khớp hóa đơn. Một ký tự sai trong mã HS hoặc tên hàng có thể làm mất phần thuế ưu đãi.
Điều kiện Incoterms ghi trong hợp đồng khác với vận đơn. Điều này ảnh hưởng đến giá trị khai báo và bên chịu chi phí.
Không có chứng từ bổ sung theo loại hàng. Thiếu chứng nhận hoặc giấy phép chuyên ngành là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng bị giữ tại cảng.

Cách tránh phải sửa hồ sơ sau khi hàng đã về

Nguyên tắc đơn giản: đối chiếu chéo toàn bộ chứng từ trước khi hàng lên đường, không phải sau khi hàng cập cảng. Bảng đối chiếu tối thiểu gồm bốn dòng — tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá — và mỗi dòng phải trùng nhau giữa hóa đơn, danh sách đóng gói, vận đơn và C/O. Sửa chứng từ trước khi tàu chạy gần như luôn miễn phí; sửa sau khi hàng về tốn thời gian lưu bãi và có thể mất phần ưu đãi thuế. Chi tiết về C/O form E và Incoterms nằm ở nhập khẩu từ Trung Quốc.

Khi nào không cần hồ sơ nhập khẩu?

Khi hàng được sản xuất và giao trong nước. DTP là nhà máy của Balford tại Bình Dương kiêm đầu mối thương mại của Balford tại Việt Nam: khách hàng Việt Nam đặt hàng, nhận báo giá tiếng Việt và nhận hàng nội địa — không phải mở tờ khai, không phải làm C/O, không phải chịu rủi ro tỷ giá cho phần sản xuất được trong nước. Xem dịch vụ tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ nhập khẩu có bắt buộc phải bằng tiếng Việt không?

Chứng từ thương mại thường bằng tiếng Anh; phần khai báo với cơ quan hải quan Việt Nam được thực hiện bằng tiếng Việt trên hệ thống điện tử. Người khai cần dịch và mô tả hàng hóa đủ rõ để phân loại mã HS.

Tờ khai hải quan điện tử thay thế được chứng từ giấy nào?

Phần khai báo được thực hiện điện tử, nhưng bộ chứng từ thương mại vẫn phải có và vẫn phải khớp với tờ khai. Chứng từ điện tử không làm thay đổi trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.

Làm sao biết lô hàng có phải kiểm tra thực tế không?

Cơ quan hải quan phân luồng lô hàng sau khi tiếp nhận tờ khai. Khi lập kế hoạch, nên cộng thêm thời gian dự phòng cho khả năng kiểm tra thực tế thay vì giả định mọi lô đều thông quan ngay trong ngày.

Cần so sánh nhập khẩu với sản xuất tại Việt Nam?

Gửi bản vẽ và sản lượng dự kiến, chúng tôi phản hồi bằng phương án sản xuất, lead time và giá giao tại Việt Nam để bạn so trực tiếp với phương án nhập khẩu.

Gửi bản vẽ để được đánh giá DFM Zalo DTP: 0784 498 225